Разделы бюджета денежных средств. Бддс (бюджет движения денежных средств). алгоритм составления. Решение «wа: финансист» для бддс

Бюджет движения денежных средств - один из важнейших документов финансовых бюджетов. С его помощью осуществляется планирование денежных потоков (денежного оборота) предприятия.

Бюджет денежных средств отражает информацию о необходимом объеме денежных ресурсов и моментах времени, когда у предприятия ожидается их недостаток или избыток. При формировании БДДС должна обеспечиваться рациональность и сбалансированность входящих и исходящих денежных потоков и достаточность денежных средств для обеспечения непрерывности и нормального хода производственно-хозяйственной деятельности предприятия. Как инструмент управления бюджет движения денежных средств позволяет управлять и регулировать денежный оборот предприятия в целях предупреждения кризисных явлений и рационального использования денежных ресурсов.

С помощью БДДС решаются следующие управленческие задачи:

Получение целостного представления о совокупной потребности предприятия в денежных средствах;

Определение возможной величины потребности в привлечении средств из внешних источников, в том числе, заемных;

Оперативный контроль и регулирование денежных потоков в целях обеспечения их наибольшей сбалансированности;

Принятие управленческих решений о наиболее эффективном использовании денежных средств;

Рациональное размещение временно свободных денежных средств;

Анализ значительных отклонений по статьям БДДС и оценка их причин и влияния на финансовые показатели предприятия;

Обеспечение стабильной платежеспособности, ликвидности и финансовой устойчивости предприятия.

Бюджет движения денежных средств составляется по всему предприятию в целом, а также по центрам финансовой отчетности. Разработкой БДДС занимается финансовый отдел. Разработка БДДС производится на год с разбивкой по кварталам (на квартал с разбивкой по месяцам и на месяц с разбивкой по декадам).

В основе бюджетирования денежных потоков лежат следующие основные моменты.

(1) Исходными документами для разработки БДДС являются: бюджет продаж, операционные бюджеты, инвестиционный бюджет и бюджет капитальных вложений, а также бюджет доходов и расходов.

(2) При формировании бюджета ДДС следует учитывать, что реальные притоки и оттоки денежных средств не совпадают с суммами объемов продаж или с суммами планируемых затрат в связи с тем, что а) момент отгрузки продукции не совпадает с моментом оплаты, причем эти разрывы могут быть довольно значительными; б)момент поступления на предприятие товарно-материальных ценностей не совпадает с моментом их оплаты; в) затраты труда начисляются в себестоимость непрерывно, а фактические выплаты зарплаты осуществляются в дискретном режиме. То же касается и налоговых платежей. В результате этих и других причин входящие и исходящие денежные потоки никогда не бывают абсолютно синхронизированными, то есть, возникает дефицит либо излишек денежных средств в определенные моменты времени.

(3) БДДС разрабатывается двумя основными методами – прямым и косвенным.

Прямой метод основывается на исчислении поступлений и выплат денежных средств, при этом планирование денежных потоков происходит по трем сферам деятельности предприятия:

а) основной (операционной). Это деятельность производственного и реализационного характера, преследующая в качестве основной цели получение доходов и прибыли;

б) инвестиционной. К ней относится деятельность предприятия, связанная с приобретением и строительством недвижимости, покупкой земельных участков, нематериальных активов и других внеоборотных активов, а также их продажей, с осуществлением долгосрочных финансовых вложений и т.п.;

в) финансовой. Это деятельность предприятия, связанная с осуществлением краткосрочных финансовых вложений, получением и обслуживанием займов и кредитов, с выпуском и размещением ценных бумаг и проч.

(4) При формировании БДДС прямым методом приток (поступления) денежных средств формируется по источникам поступления, а отток (выплаты) – по направлениям использования денежных средств.

Бюджет движения денежных средств (БДДС) – это инструмент по управлению финансами. Он нужен для оптимизации финансовых потоков. С ним будет проще обеспечить экономическую устойчивость компании.

Что собой представляет БДДС

Бюджет ДДС представляет собой документ, из которого можно сделать вывод о движении финансов и состоянии расчетного счета. Это ключевой элемент системы бюджета фирмы. Формирование БДДС – приоритетное действие в рамках управления организацией. Документ имеет важное значение при обеспечении устойчивости компании. Последняя, в свою очередь, является определяющим фактором в успехе фирмы.

Устойчивость компании предполагает ее независимость от внешних обстоятельств, партнеров, кризисов. Это один из факторов повышения прибыли, так как устойчивое предприятие более привлекательно для инвесторов.

Устойчивость фирмы практически напрямую связана с ДДС и управлением финансовым потоком. А бюджет как раз позволяет контролировать денежные потоки. Как правило, за его составление отвечает финансовый менеджер.

Задачи и функции БДДС

БДДС нужно для решения этих задач:

• Предотвращение «кассовых разрывов».
• Обеспечение экономической устойчивости.
• Управление прибыльностью фирмы.

В бюджете фиксируются эти аспекты деятельности:

• Поступления денег, которые можно прогнозировать.
• Снятие денег для совершения хозяйственных операций.
• Предоплата за поставляемый товар.
• Авансы.
• Задержки в поступлении оплаты за отгруженную продукцию.

То есть в бюджете отражаются все факты движения денег в организации.

Для чего требуется составлять БДДС

Успешное существование фирмы определяется ее финансовой устойчивостью. Устойчивое положение позволяет фирме стабильно расти, пользоваться средствами инвесторов. Обеспечение устойчивости фирмы складывается из этих двух факторов:

• Правильное управление финансами.
• Правильное оформление всех отчетов.

Финансовый менеджер должен предупреждать «кассовые разрывы» и вести финансовые отчеты. Для этих целей применяется БДДС. Этот документ явно отражает эти аспекты деятельности:

• Куда были направлены финансы.
• Сколько денег было отпущено на те или иные цели.
• Сколько финансов было получено от тех или иных источников.

В бюджете отражается предоплата за товар, авансы, задержки выплат. Из БДДС можно своевременно выявить потребность в займе. Из документа становится ясна картина движения денег. Бюджет нужен для обеспечения финансовой устойчивости. То есть с помощью него можно исключить растраты.

Основные этапы составления БДДС

Формирование БДДС – важнейший фактор в рамках управления работой организацией. Составляется документ с разной периодичностью. Как правило, используется детализация по каждому месяцу.

Бюджет – это документ с гибкой формой. Но помесячный план считается наиболее удобным. Рассматриваемая форма предполагает разбивку по дням. БДДС формируется в завершении каждого месяца. Желательно, чтобы над созданием бюджета работали все подразделения фирмы, работа которых связана с планированием и тратой денег. Рассмотрим все этапы составления БДДС.

Этап №1. Определение остатка денег

Первый шаг – определение минимального остатка денег, достаточного для деятельности организации. Размер этого остатка зависит от направления деятельности компании, рисков, возникающих в процессе работы. Специалистам нужно определить конечное .

Этап №2. Установление доходной части

Доходная часть определяется на основании бюджета продаж и поступлений от инвесторов. Нужные данные можно собирать двумя способами:

• Снизу-вверх. Этот метод актуален тогда, когда план поступлений формируется на основании данных из разных подразделений. Потом сведения объединяются в единый отчет.
• Сверху-вниз. Этот метод актуален тогда, когда документы утверждаются главным офисом, и только после этого с ними работают руководители подразделений.

Этап №3. Установление расходной части

Расходная часть устанавливается на основании прямых трат. К ним относятся траты на ЗП, сырье, расходы на производственные и накладные нужды. Прямыми тратами считаются и расходы на инвестиции, выплаты процентов.

Этап №4. Установление размера чистого потока денег

Чистый поток средств – это показатель, который можно получить путем извлечения разницы между положительным и отрицательным балансом. Для расчетов берется определенный период. Чистый денежный поток позволяет установить нынешний экономический статус фирмы, а также определить ее перспективы.

Если расходы превышают доходы, образуется «кассовый разрыв». Заключительное сальдо приобретает отрицательное значение. Это довольно плохо для компании. А потому сотрудники фирмы должны предпринять меры по устранению отрицательного значений. Для этого можно урезать расходы или задействовать займы, резервные деньги.

Если отрицательные показатели убрать не получится, это симптом высокого риска банкротства. В этом случае возникают различные проблемы:

• Задержка ЗП.
• Невыплата задолженностей.
• Прибыли не покрывают актуальных трат.

То есть превышение расходов над тратами – это очень негативное явление для компании.

Этап №5. Корректировка значений

Окончательный этап – корректировка БДДС для приведения документа в соответствие с нынешними финансовыми реалиями. Следующий шаг – утверждение бюджета руководителями фирмы.

Утвержденный БДДС представляет собой документ, наделенный юридической силой. С бюджетом постоянно взаимодействуют руководители компании, а также ее персонал.

Особенности составления бюджета

Компания может существовать нормально и стабильно только в том случае, если баланс является положительным. Ключевую роль в обеспечении положительного баланса играет правильное планирование БДДС. В рамках планирования изучается движение финансов. Оформление БДДС рекомендуется разбить на этапы.

Отличие БДДС от БДР

Помимо БДДС есть БДР. Это документ, отражающий доходы и расходы фирмы. Представляет собой простую таблицу. В ней фиксируются все хозяйственные операции, которые ведут к доходам/расходам.

БДДС и БДР – документы, которые очень похожи между собой. У начинающих специалистов может сложиться впечатление, что эти формы практически идентичны. Для компании важен и тот, и другой документ. На основании форм можно установить размер общей прибыли, расходов предприятия.

Но между БДДС и БДР есть отличия, которые нужно учитывать:

• БДР заполняется на основании балансового отчета, а БДДС – на базе отчета движения денег.
• БДР является документом, в котором содержится расширенный перечень статей. В БДДС содержится только расчет финансов. Запись идет денежными статьями.
• Бюджет ДДС отображает движение финансов. БДР требуется для расчета прибыли организации.
• БДР нужен для планирования прибыли следующих периодов. БДДС нужен для контроля всех денежных потоков.

Документы различаются по фиксируемым в них статьям. Формы включают в себя разный перечень сведений. Рассмотрим разницу в виде таблицы:

Цели формирования документа также отличаются:

• БДР нужен для контроля прибыли, полученной за заданные периоды.
• БДДС нужен для ведения отчетов по финансовым операциям, в результате которых получаются прибыль или убытки.

Посредством этих документов можно извлечь разные показатели по одной и той же операции.

БДДС — это документ, который содержит в себе все данные о движении денежных средств и расчетного счета в компании. Однако только его недостаточно для того, чтобы полностью охарактеризовать всю картину финансового положения определенной компании. К примеру, при наличии возможных « » фирма может на протяжении долгого времени оставаться в убыточном положении.

Для того чтобы приобрести навыки верного составления БДДС, необходимо тщательно разобраться со всеми нюансами составления движения денежных средств. В настоящее время БДДС является главным документом в системе бюджета компании.

Успех любой процветающей компании напрямую зависит от ее устойчивости в финансовом положении. Стабильность финансового положения дает возможность постоянно расти, привлекать различные инвестиции и не бояться падения экономики. Она зависит исключительно от правильного управления денежными средствами и верном ведении всех отчетов. Проведение — это работа менеджера по финансам, он следит за тем, чтобы не допустить «кассовых разрывов», и ведет отчеты по движению финансов.

С помощью БДДС можно следить за движением наличных денег и расчетного счета, при верном его составлении становится сразу видно:

• куда и сколько финансов было потрачено;
• сколько было получено денежных средств при ведении деятельности фирмы.

Также БДДС характеризует все возможные предоплаты за продукцию, авансовые платежи либо задержки денег за ранее доставленный товар.

БДДС также может характеризовать потребность в кредите и позволяет понимать общую картину движения денежных средств. А основное предназначение БДДС заключается в обеспечении сбалансированности финансового положения, то есть возможных переводов и растрат денежных средств. В случаях, когда в конце месяца общей суммы доходов недостаточно для покрытия всех произведенных расходов, компании необходимо искать дополнительные источники доходов. Данный документ положено составлять на определенный расчетный период детализацией по месяцам.

В чем заключаются главные различия между БДДС и БДР?

На первый взгляд может показаться что БДДС и БДР — абсолютно одинаковые понятия, однако они сильно между собой различаются, особенно с бухгалтерской стороны. Оба эти документа являются довольно важными для любой компании, так как по ним определяется общая прибыль и возможные расходы фирмы.

Отличия между двумя данными понятиями следующие:

1. БДР схож с составленным балансовым отчетом, а БДДС зависит от отчета движения финансов.
2. БДР содержит не только денежные статьи, не связанные с наличными средствами, а БДДС занимается исключительно расчетом денежных средств и записывается денежными статьями.
3. БДДС характеризует все движения финансов, а БДР составляется для расчета прибыли компании.

Главным отличием является то, что в БДР планируется прибыль, которую компания сможет получить в будущем месяце, а в БДДС контролируются абсолютно все денежные потоки, происходящие в определенной фирме.

Кроме того, что эти понятия различны по целям, которых необходимо с их помощью достигнуть, в них также можно найти абсолютно разные показатели одного и того же процесса. Ниже представлены цели каждого из документов.

• БДР составляется для того, чтобы в нем контролировать прибыль, которую предприятие должно получить за определенный период.
• БДДС служит для того, чтобы вести отчеты по всем денежным операциям: как прибыли, так и убытков. С помощью данного документа сразу видно общее финансовое положение компании.

Составление и оформление БДДС

Для того чтобы составить данный отчет, необходимо знать все правила его оформления и необходимые данные показателей компании. Вот подробный план, по которому можно составить верный БДДС:

1. Для начала необходимо высчитать общую сумму для финансирования зарплат.
2. Определить сумму денежных средств, которая остается в конце каждого дня на возможные расходы.
3. Высчитывание суммы доходов компании с учетом гашения дебиторской задолженности, а также финансовой деятельности компании.
4. Высчитывание общей суммы, необходимой на расходы фирмы. Это происходит на основе бюджетов по прямым затратам, накладных ресурсов, а также финансовой и инвестиционной деятельности.

Для того чтобы начать составление данного отчета, необходимо разобраться со всеми источниками финансирования компании, а также дополнительными сторонами, с которых может ожидаться пополнение общего бюджета фирмы. Такие источники могут быть трех видов: внешние поступления, поступления денег от операций и другие поступления. Данные факторы напрямую зависят именно от специфики ведения бизнеса.

Поступления — это только те источники доходов, отражающие реальные денежные средства, которые могут быть начислены на расчетный счет компании либо иным способом. Они бывают внутренними и внешними. Внутренние поступления являются доходами от произведения определенных операций, а внешние получаются в результате получения инвестиций либо кредитов.

В общем БДДС — это вид отчета, с помощью которого происходит планирование и полный контроль денежных средств для достижения именно стратегических поставленных целей.

Пример правильно составленного БДДС

Ниже приведен пример верно составленного бюджета движения денежных средств, с помощью которого можно оценивать общее финансовое положение определенной компании либо организации.

Бюджет движения денежных средств (БДДС)

Управление денежными средствами - одна из наиболее актуальных задач, стоящих перед руководителями любой организации. Использование технологий бюджетирования денежных средств является эффективным решением этих вопросов. Процесс бюджетирования присутствует в каждой компании, вне зависимости от её размера и направления деятельности. Каждый день руководители и менеджеры каждой компании устанавливают цели, планируют способы их достижения, контролируют процесс выполнения поставленных задач, анализируют достигнутые результаты и вырабатывают новые управленческие решения, направленные на повышение эффективности работы организации. Это и есть классический процесс бюджетирования: планирование -> контроль -> анализ -> планирование, являющийся одной из основных технологий управления организацией.

В теории управления финансами предприятия существует огромное количество самых различных бюджетов: бюджет доходов и расходов, бюджет продаж, инвестиционный бюджет, функциональные бюджеты, бюджеты центров финансовой ответственности, бюджет заработной платы и т.п. Однако, несмотря на все многообразие способов и форм бюджетирования, наиболее актуальным и востребованным предприятиями малого и среднего бизнеса является бюджет движения денежных средств (БДДС). И этому есть очень простое и логичное объяснение: именно денежные средства в подавляющем большинстве случаев являются наиболее востребованным ресурсом, обеспечивающим деятельность организации и отражающим эффективность этой деятельности. А именно применение технологии бюджетирования денежных средств обеспечивает эффективное планирование, контроль и управление этим ресурсом.

Бюджет движения денежных средств является сводным бюджетом, включающим в себя бюджет поступления средств и бюджет их расходования. Объясняется это тем, что только совокупность показателей перечисленных бюджетов и их взаимосвязь позволяют согласовать процесс расходования денежных средств и их поступления, а также сформировать реалистичный финансовый план, обеспечивающий требуемый уровень платежеспособности предприятия.

Схема формирования БДДС

Структура данных БДДС

В системе БДДС заложена наиболее оптимальная для предприятий малого и среднего бизнеса структура аналитических разрезов и перечня доступных данных.

Перечень доступных аналитических разрезов:

• Организации - данный аналитический разрез актуален в случае, когда организационная структура компании включает в себя несколько юридических лиц или индивидуальных предпринимателей. Его наличие обеспечивает возможность бюджетирования денежных потоков как в разрезе каждого из участников холдинга, так и в целом по компании.
• Статьи движения движения денежных средств - является одним из самых главных классификаторов, задающим структуру источников поступления денежных средств, статьи и направления их использования.
• Контрагенты - обеспечивает возможность планирования движения денежных средств в разрезе организаций и индивидуальных предпринимателей, с которыми у компании установлены деловые отношения. Использование этого аналитического разреза рекомендуется, когда на этапе составления бюджетов имеется достоверная информация о том, с какими именно контрагентами будут производится операции по расчетам денежными средствами, например, в случае, когда существуют подписанные договора, содержащие графики платежей и т.п.
• Договоры контрагентов - дополнительный аналитический разрез, позволяющий заложить в бюджет информацию о планах по конкретному договору.
• Варианты бюджета - использование данной аналитики позволяет пользователям программы закладывать в бюджет несколько сценариев или вариантов бюджета, например, нормальный, оптимистичный, пессимистичный и т.п. Значениями данного разреза являются элементы одноименного справочника "Варианты бюджета". По умолчанию в системе существует только один вариант бюджета - "Нормальный". При необходимости пользователи могут добавить произвольное количество любых сценариев.
• Плановый период - периодом планирования бюджета является календарный месяц. Данное ограничение продиктовано опытом практической эксплуатации продукта и объясняется тем, что при меньших интервалах планирования (неделя, декада) более эффективно работает функционал системы Платежный календарь .
• Валюты - позволяют работать с бюджетами, заданными в любой валюте.
• Документы - все информация о бюджете организации и процессе его исполнения отражается в информационной базе на основании данных, содержащихся в электронных аналогах как первичных учетных документов, так и документов, задающих бюджеты поступления и расходования денежных средств. Данный аналитический разрез позволяет пользователям программы быстро получать различные детализированные до документа отчеты и расшифровки.

Перечень доступных данных:

• Запланированные данные
• Фактические данные
• Отклонения в абсолютном выражении
• Отклонения в относительном выражении (процентах)

План поступления денежных средств

План поступления денежных средств организации представляет собой сводный план, включающий в себя суммы ожидаемых платежей. Как правило, данный бюджет формируется на основании данных центров финансовой ответственности, отвечающих за реализацию товаров и оказание услуг. Источником информации для формирования этого бюджета, в зависимости от направления деятельности ЦФО или организации в целом, являются:

• Для оптовой торговли - данные о динамике продаж за прошлые периоды деятельности, суммы заключенных контрактов на поставку товаров и продукции и т.п;
• Для розничной торговли - информация о среднемесячной выручке торговых точек организации;
• В сфере оказания услуг - прогнозируемые объемы оказания услуг с учетом сезонных колебаний спроса и иных факторов;
• В сфере строительства - утвержденные графики инвестирования и платежей, утвержденные заказчиками и подрядчиками.

План расходования денежных средств

Наличие четкого и детального плана расходования денежных средств является одним из главных условий, обеспечивающих возможность формирования реалистичного бюджета. Как правило, план расходования составляется на основании данных о потребности в денежных средствах, предоставляемых подразделениями (центрами финансовой ответственности) компании. Заложенные в системе бюджетирования механизмы обеспечивают планирование во всех необходимых аналитических разрезах: статей использования денежных средств, подразделений, контрагентов и их договоров, видов средств (наличных и безналичных), валют. В дальнейшем данные утвержденных планов расходования средств используются для проведения план-фактного анализа и контроля, оперативного контроля, осуществляемого в рамках процесса утверждения заявок на платежи, что позволяет значительно сократить объем сверхнормативных затрат и повысить уровень финансовой дисциплины сотрудников организации. Более подробную информацию о заложенных в систему инструментах и процессе планирования можно получить на странице БДДС: План расходов .

Формирование БДДС и контроль его исполнения

Анализ планов поступления и расходования средств организации позволяет выполнить их согласование, утверждение и сформировать бюджет движения денежных средств. Основным инструментом оценки реалистичности финансового бюджета является входящий в состав системы отчет "Контроль остатков денежных средств" , позволяющий контролировать уровень обеспеченности компании наличными и безналичными денежными средствами, а также прогнозировать возможность возникновения их нехватки (кассовые разрывы). Для контроля исполнения БДДС предназначен детализированный отчет "Контроль исполнения бюджета движения денежных средств" , обеспечивающий возможность сравнения запланированных показателей с данными об их фактическом исполнении, а также выявления значения абсолютных и относительных отклонений.

Управление правами доступа пользователей

Обеспечение защиты конфиденциальной информации - важнейшая задача каждой финансовой системы и тем более системы, отвечающей за управление денежными средствами предприятия. В текущей версии системы "Бюджет движения денежных средств" заложена схема управления правами доступа пользователей, обеспечивающая широкие возможности для управления степенями допуска как на уровне объектов прикладного решения (справочников, документов, отчетов), так и на уровне доступа к данным в разрезе объектов учета (организаций, центров финансовой ответственности). Для решения задач администрирования пользователям могут быть предоставлены три предопределенных набора прав:

• Право на формирование планов поступления и расходования;
• Право на осуществления контроля за исполнением бюджета;
• Право полного доступа к системе бюджетирования.

16 июня 2014

Формирование БДДС (составление бюджета движения денежных средств) является одним из ключевых бизнес-процессов современного предприятия. Подготавливаемый в данной процедуре документ является одной из самых распространенных бюджетных форм, составляемых на практике.

Он дает возможность менеджерам предприятия управлять его платежеспособностью. Внимательное формирование БДДС, а также строгий контроль над его выполнением позволит избежать ряда негативных ситуаций – от так называемых «кассовых разрывов» до неэффективного управления избыточной денежной ликвидностью предприятия.

Являясь инструментом тактического планирования, БДДС, тем не менее, в разных компаниях имеет различную детализацию. Общее правило можно сформулировать следующим образом: чем более стабилен, предсказуем и прогнозируем бизнес, тем больше может быть период формирования БДДС. Например, в компаниях, работающих в системе госзаказов, планирование движения ДС может вестись и на квартал, и на полгода, и на год. А в случае торгового предприятия, ведущего свою деятельность на товарном потребительском рынке, оптимальным бюджетным периодом считается намного меньший срок – в один календарный месяц или квартал.

БДДС – важнейший документ системы бюджетирования, однако он не может дать полной картины финансово-экономического положения компании. Например, при отсутствии «кассовых разрывов» предприятие, тем не менее, может долгое время оставаться убыточным по своим показателям. Из БДДС этого не видно. Только после проведения всестороннего анализа исполнения всех основных документов системы – БДР (бюджет доходов и расходов), БДДС (бюджет движения денежных средств) и ББЛ (бюджет по балансовому листу, или прогнозный баланс) можно будет сделать выводы о причинах неудовлетворительного (или, наоборот, устойчивого и сбалансированного) финансово-экономического положения предприятия.

Например, в текущей работе торгово-производственной компании может возникнуть следующий вопрос. Что выгодней – осуществлять предоплаты за товар, материалы и ресурсы, получая при этом значительные скидки, или придерживаться равномерных плановых поставок необходимых компании товаров и материалов. Ответ на этот вопрос можно будет получить, лишь проанализировав финансовый результат каждого из этих вариантов.

Такой анализ заметно упрощается, если в работе используется специализированное программное обеспечение (такое, например, как «АстроСофт: бюджетирование»).

Структура БДДС

Рассмотрим кратко структуру формирования БДДС. В ней принято выделять следующие три блока:

• Движения денежных средств, связанные с его операционной (основной) деятельностью – оплата товара покупателями, расчеты с поставщиками сырья и материалов.
• Денежные потоки, связанные с инвестиционной деятельностью компании. Это может быть предоставление кредитов и займов другим предприятиям, покупка и продажа основных средств, операции на фондовом рынке с акциями и облигациями.
• Движения средств, связанные с финансовой деятельностью. Это полученные краткосрочные кредиты и займы, проценты по кредитам, расчеты с инвесторами и акционерами.

Основной принцип, по которому эксперты разделяют инвестиционную и финансовую деятельность предприятия, формулируют следующим образом. В процессе инвестиционной деятельности компания вкладывает свои средства, а финансовой – наоборот, получает их из внешних источников (например, банки или акционеры). В то же время целевой кредит, направленный на обновление парка станков производственной линии предприятия, может быть признан относящимся к основной деятельности, потому что направлен на ее поддержание.

Если компания планирует успешно развиваться, то денежный поток по основной деятельности всегда должен быть положительным. Сальдо по инвестиционной деятельности в большинстве случаев отрицательное; то же самое можно сказать о финансовой деятельности предприятия. Суммарный же денежный поток должен всегда оставаться положительной величиной. Причем, даже если это так, то это еще не означает, что у компании грамотно поставлено финансирование. Здесь важно то, за счет чего достигается то или иное значение суммарного денежного потока. Пример: если положительное сальдо достигается за счет продажи основных средств предприятия, то о ликвидности такого бизнеса можно сделать весьма неутешительные выводы.

Многие эксперты отводят бюджету движения денежных средств ключевую роль во всей системе бюджетного управления. Наличие кассовых разрывов, отсутствие или недостаток денежных средств считается первым признаком кризисных явлений в системе финансового обеспечения. Именно поэтому на большинстве современных предприятий процедуре формирования БДДС уделяется столь пристальное внимание.

Составление бюджета движения денежных средств

В большинстве случаев на практике последовательность разработки всего комплекса основных документов системы выглядит следующим образом:

• Составление БДР (бюджет доходов и расходов)
• Формирование БДДС (бюджет движения денежных средств)
• Построение прогнозного баланса (ББЛ – бюджет по балансовому листу)

Мы рассмотрим разработку бюджета движения денежных средств предприятия на примере торговой компании. Как правило, его подготовку начинают тогда, когда ее БДР уже сформирован. Например, в случае такого ЦФО, как розничный магазин, доходная часть БДДС почти полностью совпадает с одноименным разделом его БДР. Исключение составляют продажи «под заказ», когда магазин принимает предоплату (в полном или ограниченном объеме) за товар, который будет отгружен клиенту много позже (элитная мебель, сантехника и пр.). Как правило, эту часть денежных поступлений прогнозируют на основе данных предыдущих периодов плюс некий процент динамики рынка рассматриваемых товарных групп.

С доходной частью БДДС такого ЦФО, как отдел оптовых продаж, ситуация несколько сложнее. Менеджеру, который отвечает за формирование БДДС в таком подразделении, необходимо учитывать предоставляемую контрагентам отсрочку платежа. После ввода в систему временного сдвига в оплате товара, запланированного к отгрузке в соответствующем бюджете доходов и расходов, будут достаточно точно спрогнозированы денежные поступления от постоянных оптовых клиентов компании. А после того, как доходная часть БДДС данного ЦФО будет скорректирована на величину прогноза динамики оптового рынка сферы деятельности предприятия, ее можно будет считать сформированной.

Представляется, что формирование БДДС в его расходной части разумней всего осуществлять по методу «снизу вверх». Расходы любого подразделения (будь то бухгалтерия, отдел поставок или розничный магазин) лучше всего известны его менеджерам. Это и выплаты за аренду помещения, и оплата труда персонала, и оплата возвращенного клиентами товара, объем которого составляет из месяца в месяц примерно одинаковый процент от продаж. И, наконец, после подготовки расходной части БДДС бюджет проходит согласование и утверждение у финансового руководства компании, которое проводит проверку на обоснованность указанных подразделением выплат.

Если компания для автоматизации процессов бюджетного управления использует программу «АстроСофт: бюджетирование», то в этом случае процедура формирования БДДС будет включать в себя несколько этапов.

Напомним, что финансовая структура предприятия из нашего примера представлена в системе триадой «Группа – Организация – ЦФО». Поэтому процесс формирования любого бюджета предприятия сводится к последовательному заполнению соответствующих бюджетных форм менеджерами указанной структуры. Более подробно данная процедура рассматривалась нами в публикации «Бюджет доходов и расходов предприятия» на примере составления БДР торговой компании. Формирование БДДС принципиально не будет отличаться от означенного в статье процесса; надо лишь иметь в виду, что для БДДС зачастую назначаются другие бюджетные статьи в целях большей прозрачности и управляемости.

Этапы, которые проходит любой бюджет (БДР, БДДС, ББЛ) любого подразделения (ЦФО, организация, группа) выглядят следующим образом:

• Формирование;
• Согласование. На этом этапе бюджет может быть возвращен на доработку, где будет инициирован процесс его корректировки;
• Утверждение.

Рассмотрим на примере расходной части БДДС, каким образом могут быть осуществлены его согласование, корректировка и утверждение.

Допустим, все бюджеты по ЦФО уже сформированы. После этого они автоматически отправляются системой на согласование, и у ответственного за данный процесс (например, у финансового менеджера предприятия) появляется в его интерфейсе задача «Согласовать бюджет ЦФО»:

Рис.1. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно «Невыполненные задачи»

При двойном клике на названии задачи открывается форма согласования бюджета ЦФО:

Рис. 2. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно корректировки

Текущий бюджет может быть согласован ответственным (кнопка «Бюджет согласован») или отправлен на доработку с указанием соответствующего ситуации комментария:

Рис.3. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно ввода примечаний по бюджету (указана причина корректировки)

Допустим, бюджет ЦФО отправлен финансовым директором на доработку. После этого у ответственного за формирование бюджета ЦФО появляется задача «Скорректировать бюджет ЦФО»

Рис.4. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно «Невыполненные задачи»

При двойном клике открывается форма корректировки. В ней после записи исправлений флажками отмечаются скорректированные данные, по которым были введены примечания:

Рис.5. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно «Корректировки бюджета ЦФО»

После нажатия на кнопку «Бюджет скорректирован» ответственный сотрудник ЦФО подтверждает произведенные изменения.

По завершению этапа корректировки бюджета ЦФО перед ответственным сотрудником возникает задача проверить сводные бюджетные данные по организациям, в состав которых входят бюджетируемые ЦФО. Это может быть уже упомянутый нами финансовый менеджер предприятия, финансовый директор или другой его работник, которому в системе установлены соответствующие права. На вкладках диалогового окна находятся консолидированные данные по всем бюджетам, которые он сможет проанализировать. Например, на вкладку «БДДС» выводится сводный бюджет движения денежных средств по указанной в форме организации:

Рис.6. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно «Проверка бюджетов организации», вкладка БДДС. План, факт, отклонение от плана

На вкладке «ЦФО» содержится список бюджетных статей организации, по ЦФО которой проводится проверка, наименования подразделений и ответственных за исполнение планирования лиц, а также даты контрольных сроков, статусы проверки бюджетов и комментарии к ним:

Рис.7. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно «Проверка бюджетов организации», вкладка «ЦФО»

Далее аналогичным образом проводится процедура «Проверка бюджетов группы организаций» и, на завершающем этапе, перед ответственным за утверждение бюджетов группы (например, финансовый директор компании) возникает задача «Утвердить бюджеты группы». После двойного клика открывается диалоговое окно «Утверждение бюджетов группы»:

Рис.8. Прикладное программное решение «АстроСофт: бюджетирование». Диалоговое окно «Утверждение бюджетов группы»

После нажатия на кнопку «Все бюджеты утверждены» процесс формирования всех бюджетов группы организаций можно считать завершенным:

Организация, разработка и внедрение системы бюджетного управления предприятия даст намного более ощутимые результаты, если будет проводиться менеджерами с достаточным уровнем управленческих компетенций. Это вызвано, в первую очередь, тем, что в основе грамотно поставленной системы бюджетирования лежит сбалансированное сочетание централизованного стратегического управления всем холдингом с одной стороны, и разумной децентрализации управленческих функций в составляющих его подразделениях с другой.

Трудности, которые часто возникают в работе столь сложной бюджетной системы, можно во многом компенсировать при помощи ее автоматизации. Применяя для этого, например, программный продукт «АстроСофт: бюджетирование», компания сможет добиться ряда преимуществ – и заметного снижения издержек, и укрепления исполнительской дисциплины персонала, и повышения управляемости всей бюджетируемой структуры. Здесь упрощение процедуры формирования БДДС – лишь часть общей повседневной картины развития предприятия.

Для того, чтобы эффективно руководить столь сложной структурой, от ее менеджеров требуется не только опыт, харизма, интуиция и превосходное владение управленческим инструментарием. Они должны быть готовы доверять своим подчиненным – только тогда компания сможет успешно достичь заявленных в своей миссии целей.

Материал подготовил

Калинченко Павел

Бизнес-аналитик Департамента АСУ Компании АстроСофт